Guide comparatif
Secrétaire à distance : qu'on réponde et vous résume chaque appel, sans le salaire
Vous voulez qu'on prenne vos appels à votre place et qu'on vous dise qui a appelé et pourquoi, sans payer une secrétaire à plein temps. Voici vos options, de la moins à la plus rentable, sans langue de bois.
Sommaire
Le vrai besoin : qu'on réponde à votre place
Quand on cherche une secrétaire à distance ou un télésecrétariat, on ne cherche pas vraiment une secrétaire. On cherche à ce que le téléphone arrête de nous faire perdre des clients pendant qu'on travaille, et à savoir, le soir, qui a appelé et ce qu'il voulait.
Le problème d'une secrétaire, même à distance, c'est le coût et les horaires : elle n'est pas là le soir, le week-end, ni quand le volume explose. Et un client qui tombe sur un répondeur, dans la majorité des cas, ne rappelle pas : il appelle le concurrent suivant.
Vos options, de la moins à la plus rentable
- Le répondeur : gratuit, mais la plupart des clients ne laissent pas de message. Vous ne savez même pas qui vous avez raté.
- La secrétaire salariée : efficace mais chère (1 200 à 1 800 €/mois à mi-temps), absente le soir et le week-end.
- Le télésecrétariat / secrétaire freelance : moins cher (150 à 600 €/mois), mais souvent facturé à l'appel, sur des plages horaires, sans garantie de prise sur les pics.
- L'assistante automatique : répond 24/7, qualifie, prend le RDV et vous résume chaque appel. Dès 49 €/mois, sans charges ni horaires.
Comparatif coût et fonctionnement
| Critère | Secrétaire salariée | Télésecrétariat | Assistante auto (Elio) |
|---|---|---|---|
| Coût mensuel | 1 200 à 1 800 € | 150 à 600 € | Dès 49 € |
| Disponible le soir / week-end | Non | Partiellement | 24/7 |
| Résumé écrit de chaque appel | Variable | Variable | Systématique |
| Saturation sur les pics | Oui | Oui | Non |
| Engagement / charges | Contrat + charges | Forfait / à l'appel | Sans engagement |
Ordres de grandeur indicatifs, variables selon les prestataires et votre volume d'appels.
Le résumé d'appel : ce qui change tout
C'est le point que personne ne vous propose vraiment. Après chaque appel, vous recevez un compte-rendu écrit: nom, raison de l'appel, urgence, coordonnées, ce qu'il faut faire ensuite. Vous ne réécoutez pas un répondeur, vous ne déchiffrez pas un message griffonné.
Exemple de résumé reçu
« Mme Renaud, 06 xx xx xx xx. Fuite sous l'évier cuisine, eau qui coule. Urgent, disponible cet après-midi. Rappel conseillé en priorité. »
Le soir, vous rappelez en connaissant déjà le contexte. Le client se sent pris au sérieux, vous ne perdez pas de temps.
Pour qui c'est fait
Pour ceux qui travaillent seuls ou en petite équipeet qui ne peuvent pas décrocher en permanence : artisans sur chantier, indépendants en rendez-vous, auto-entrepreneurs, petits commerces, professions libérales. Si vous hésitez à embaucher juste « pour le téléphone », c'est exactement le cas d'usage.
Questions fréquentes
Combien coûte une secrétaire à distance ?
Une secrétaire freelance facture en général à partir de 150 €/mois pour un forfait léger, ou 20 à 50 € de l'heure. Un service de télésecrétariat tourne souvent entre 150 et 600 €/mois selon le volume d'appels. Une secrétaire salariée à mi-temps coûte 1 200 à 1 800 €/mois charges comprises. Une solution automatique comme Elio démarre à 49 €/mois, sans charges ni engagement.
Quelle différence entre une secrétaire à distance et Elio ?
Une secrétaire à distance est une personne qui prend vos appels sur des plages horaires définies, souvent facturée à l'appel ou au forfait. Elio est une assistante vocale qui décroche 24/7, qualifie la demande, prend le RDV et vous envoie un résumé écrit de chaque appel. Pas d'horaires, pas de file d'attente, pas de coût à l'appel.
Est-ce que je reçois vraiment un résumé de chaque appel ?
Oui. Après chaque appel, vous recevez un compte-rendu structuré par SMS ou email : qui a appelé, pourquoi, le niveau d'urgence, les coordonnées et la prochaine action. Vous rappelez en connaissant déjà le contexte, sans réécouter un répondeur.
Les clients se rendent-ils compte que ce n'est pas une vraie secrétaire ?
La conversation est naturelle et fluide. Ce qui compte pour votre client, c'est d'obtenir une réponse tout de suite plutôt que de tomber sur un répondeur ou une sonnerie dans le vide. La plupart raccrochent satisfaits d'avoir été pris en charge immédiatement.
Faut-il être à l'aise avec la technique ?
Non. La mise en route se fait avec vous, sans logiciel à installer. Vous gardez votre numéro habituel. Vous indiquez vos horaires, vos prestations et comment vous voulez être prévenu, le reste est géré pour vous.
Et si je veux quand même parler à mes clients moi-même ?
Vous restez maître du jeu. Elio peut transférer un appel important vers votre mobile en temps réel, ou simplement prendre le message et vous laisser rappeler quand vous êtes disponible. Vous décidez des règles.
Sources utiles
- Le Mag de l'Entreprise : le secrétariat à distance
Dossier de référence sur le fonctionnement et le coût du secrétariat externalisé.
- Hellowork : métier et rémunération de télésecrétaire
Repères de tarifs et de fonctionnement du télésecrétariat.
- Portail Auto-Entrepreneur : secrétaire indépendante
Cadre et tarifs des secrétaires indépendantes en France.
Une secrétaire, sans le salaire ni les horaires
On répond à votre place, on vous résume chaque appel. Dès 49 €/mois, sans engagement.