Un agent vocal qui décroche à chaque appel d'administré, donne les horaires et les pièces à fournir, oriente vers le bon service et transmet une trace écrite. Dès 79 € HT par mois, sans marché public à lancer.
Un agent d'accueil traite le guichet, le courrier et le téléphone en même temps. Les appels arrivent par vagues : à l'ouverture, à la rentrée scolaire, après un avis de travaux, pendant une période d'inscription.
Horaires d'ouverture, pièces pour une carte d'identité, jour de collecte des encombrants, date limite d'inscription. Une part importante des appels ne demande aucune décision, seulement une information que la commune publie déjà.
Il rappelle, il se déplace au guichet, ou il écrit à l'élu. Un appel manqué se transforme en charge de travail plus lourde, et parfois en réclamation.
Quand un habitant affirme avoir appelé trois fois, personne ne peut le confirmer ni l'infirmer. Aucun historique ne permet de mesurer ce que le standard reçoit vraiment.
Vous définissez les règles service par service. L'agent les applique à chaque appel, sans exception et sans se lasser.
| L'administré appelle pour | Ce que fait l'agent | Qui est sollicité |
|---|---|---|
| Horaires, adresses, jours de fermeture | Il répond directement, avec les informations que vous lui avez données. | Personne |
| Carte d'identité, passeport, état civil | Il liste les pièces à fournir et rappelle qu'un rendez-vous est nécessaire. | Service population, par écrit |
| Urbanisme, déclaration de travaux | Il note la parcelle, la nature du projet et les coordonnées. | Service urbanisme |
| Scolaire, cantine, périscolaire | Il donne les dates et les modalités, puis transmet la demande nominative. | Service scolaire |
| Encombrants, déchets, voirie | Il relève l'adresse exacte et la nature du signalement. | Services techniques |
| Danger, dégât, situation urgente | Transfert immédiat, avec bascule sur un second numéro si personne ne décroche. | L'agent d'astreinte |
| Presse, élus, préfecture | Il ne répond pas sur le fond et vous prévient tout de suite. | Le référent que vous désignez |
Correspondances données à titre d'exemple. Elles se définissent avec votre directeur général des services et se modifient en quelques minutes.
Un service public engage la commune à chaque réponse. Nous préférons écrire les limites plutôt que de les laisser découvrir en cours de contrat.
Les appels et leurs transcriptions sont traités au sein de l'Union européenne. La commune reste responsable de traitement, nous intervenons comme sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD, dans le cadre d'un contrat écrit. La durée de conservation est paramétrable et alignée sur votre registre des traitements.
L'appelant est informé dès le décroché qu'il parle à un assistant vocal et que l'appel est enregistré, avec la finalité du traitement. La transparence est une condition, pas une option, et elle évite le sentiment de tromperie qui ferait basculer un simple appel en réclamation.
Aux tarifs publiés, l'abonnement annuel d'une commune reste très en dessous du seuil de dispense de publicité et de mise en concurrence prévu par le code de la commande publique. Un simple bon de commande suffit dans la majorité des cas, sous réserve de vos règles internes et de la computation de vos seuils.
Chaque appel est horodaté et consigné. Vous disposez d'un historique complet et exportable, utilisable en conseil municipal ou en rapport d'activité pour objectiver ce que reçoit réellement le standard.
Ces éléments sont donnés à titre indicatif et ne constituent pas un conseil juridique. Les seuils et obligations s'apprécient au regard de votre situation et de vos règles internes d'achat.
Horaires des services, pièces à fournir par démarche, interlocuteurs par sujet, numéro d'astreinte.
L'agent est réglé sur les données réelles de la commune, avec vos formulations.
Ils testent en conditions réelles. Nous ajustons jusqu'à ce que le résultat convienne au directeur général des services.
La commune garde ses numéros actuels. Aucun matériel, aucun logiciel, aucune formation des agents.
Le temps passé au téléphone ne se voit sur aucune ligne budgétaire. Il se voit sur les dossiers en retard.
Estimation indicative, en ordre de grandeur, sur une base de 20 jours ouvrés. Elle n'a aucune valeur contractuelle. Les appels de premier niveau sont ceux qui demandent une information et non une décision.
Laissez un mobile : Elio rappelle dans les 30 secondes. Vous écoutez ce que vos administrés entendraient, et vous décidez ensuite.
On vous envoie l'estimation détaillée par écrit, avec le scénario d'appel type et les pièces annexables à un dossier d'achat.
Aux tarifs publiés, l'engagement annuel d'une commune reste très en dessous du seuil de dispense de publicité et de mise en concurrence du code de la commande publique. Un bon de commande suffit dans la majorité des cas. Cela dépend toutefois de la computation de vos seuils et de votre règlement intérieur d'achat : votre service juridique tranche.
Les appels et leurs transcriptions sont traités au sein de l'Union européenne. La commune reste responsable de traitement et nous intervenons comme sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD, dans le cadre d'un contrat écrit. La durée de conservation se règle sur votre registre des traitements.
Oui, l'agent se présente comme un assistant vocal dès le décroché et indique que l'appel est enregistré. C'est une condition de départ, pas une option. Une personne qui souhaite parler à un agent de la commune est orientée vers un rappel.
Les appels qui relèvent du 15, du 17 ou du 18 sont immédiatement réorientés vers ces numéros. Pour une urgence communale, un dégât ou un danger sur la voie publique, l'appel est transféré tout de suite à l'agent d'astreinte, avec bascule sur un second numéro si personne ne décroche.
Le tarif démarre à 79 € HT par mois et dépend du volume d'appels réellement reçu. Une commune de quelques milliers d'habitants se situe généralement sur les premiers paliers. Le simulateur de la page tarifs donne une estimation en quelques questions, et l'installation est actuellement offerte.
Non. La commune garde ses numéros actuels : il s'agit d'un simple renvoi d'appel, que vous activez et désactivez quand vous le souhaitez. Rien à changer sur vos panneaux, votre site ou vos bulletins municipaux.
Oui, et beaucoup de communes commencent comme ça. La ligne sonne d'abord à l'accueil, et l'agent ne prend l'appel qu'après quelques sonneries, ou seulement le soir, le week-end et pendant les périodes de fermeture. Le renvoi se règle comme vous le souhaitez.